Policy för personuppgiftshantering

Scherdins.FinanceGroup AB Policy för personuppgiftshantering

Börjar gälla 25 maj 2018

1. Inledning och syfte

Syftet med denna policy är att säkerställa att vi på Scherdins FinanceGroup AB hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.

2. Tillämpning och revidering

Scherdins Finance Group AB ansvarar för att alla anställda som behandlar personuppgifter följer denna policy. Policyn ska fastställas av Scherdins Finance Group AB minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Vårat dataskyddsombud är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk. Denna policy är tillämplig för företagets VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

3. Organisation och ansvar

VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget. VD har delegerat implementering av denna policy till vårt Dataskyddsombud.

Vårat dataskyddsombud är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk. Denna policy är tillämplig för företagets VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

4. Begrepp och förkortningar

Begrepp Betydelse
Personuppgift En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Exempel kan vara Information som leder till en person som exempel en epost adress eller ett namn med and gatuadress.
Registrerad Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register, databas eller någon form av digital förvaring av data.
Personuppgiftsbehandling En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter oberoende av om de utförs automatiserat eller ej såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.
DSM DiskStation Manager, Disk hanterings station
GDPR General Data Protection Regulation

5. Personuppgiftsbehandling

  • Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

    • Laglighet
    • Ändamålsbegränsning
    • Uppgiftsminimering
    • Korrekthet
    • Lagringsminimering
    • Integritet och konfidentialitet
  • För följande behandlingar av E-posthantering både internt och externt gäller följande:

    • All typ av Digital data som anses som personuppgift ska lämnas ut till kund, genom vår interna DSM där kunden loggar in och hämtar avsedd information/uppgift via vår hemsida, Vi skyddar både kundens uppgifter från obehöriga och försäkrar oss om att vi följer GDPR.
    • Tidigare E-post kommunikation som innehåller personuppgifter flyttas till vår DSM. Personuppgift får från och med (25 maj 2018) inte skickas eller finnas kvar på anställdas E-postkonton.
    • Kan inte kundnyttan användas av vår DSM, och E-post är den enda vägen ut för den registrerade, gör vi ett individuellt skriftligt avtal (ej digitalt) där den registrerade godkänner hur personuppgifterna används.
  • All behandling av personuppgifter, inom företaget, som sker utanför det interna bokföringsprogrammet, från och med (25 maj 2018), sker i våran DSM. All kommunikation, all dokument och uppgifter sparas i vår DSM löpande. All registrerad information ska plockas bort på begäran av kunden i fråga, inom rimlig tid, ( ”48H” inom 2 arbetsdagar) samma tidsfrist gäller om kunden önskar att se all registrerad information.

  • Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter sker årligen.

  • Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska rapporteras, utan dröjsmål, till Dataskyddsombudet på företaget. Dataskyddsombudet förmedlar sedan incidenten, omedelbart till den registrerade, utan onödigt dröjsmål, och där efter anmäler incidenten till Datainspektionen. Detta skall ske inom 72 timmar från att incidenten upptäckts. Sedan skall övriga nödvändiga åtgärder vidtas.

  • Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen i eventuella avtal.

6. Ansvarsförteckning

VD - Mona Scherdin

Ekonomi & Finans

(46)072 – 555 32 36

Karin Scherdin

Ekonomi & Juridik

(46)070 – 358 50 90

Carlos Duque

Marknadsföring

(46)072-524 05 46

Dataskyddsombud - Fredrik Näslund

Marknadsföring / IT

(46) 072 – 555 32 36

VD - Mona Scherdin

Ekonomi & Finans

(46)072 – 555 32 36

Karin Scherdin

Ekonomi & Juridik

(46)070 – 358 50 90

Carlos Duque

Marknadsföring

(46)072-524 05 46

Dataskyddsombud - Fredrik Näslund

Marknadsföring / IT

(46) 072 – 555 32 36